Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği süreci; hareketlilik öncesi, hareketlilik sırasında ve hareketlilik sonrası olmak üzere üç aşamadan oluşmaktadır.
Öğrenciler, hareketliliklerinin her aşamasında gerekli akademik ve idari belgeleri eksiksiz hazırlamak, ilgili onayları almak ve Erasmus Kurum Koordinatörlüğü'ne belirtilen süreler içerisinde iletmekle yükümlüdür.
Aşağıda bağlantısı bulunan belgeleri üzerlerine tıklayarak indirebilirsiniz.
Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliğine katılmaya hak kazanan öğrencilerin, yerleştirme sonuçlarının açıklanmasının ardından Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından iletilen bilgilendirmeleri takip etmeleri gerekmektedir.
Öğrencilerin üniversite tercihleri ve yerleştirme işlemleri; Erasmus+ seçim kriterleri, başarı sıralamaları, bölüm kontenjanları ve mevcut kurumlararası anlaşmalar doğrultusunda gerçekleştirilmektedir.
Yerleştirme işlemlerinin tamamlanmasının ardından, öğrencilerin karşı üniversitelere resmi aday bildirimleri (nomination) Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından yapılır.
Nomination işlemi tamamlanan öğrenciler, karşı üniversitenin belirlediği başvuru koşullarına ve son başvuru tarihlerine uygun olarak başvurularını gerçekleştirmelidir.
Hareketlilik öncesinde hazırlanması ve Erasmus Kurum Koordinatörlüğü'ne iletilmesi gereken belgeler:
Öğrencilerin karşı üniversiteye ulaştıktan sonra kayıt işlemlerini tamamlamaları, akademik programlarını kontrol etmeleri ve talep edilmesi halinde gerekli belgeleri Erasmus Kurum Koordinatörlüğü'ne iletmeleri gerekmektedir.
1. Learning Agreement – During the Mobility (Ders Değişiklikleri)
Öğrencilerin karşı üniversitede almayı planladıkları derslerde değişiklik yapılması gerektiğinde, öncelikle İstanbul Okan Üniversitesindeki Bölüm Erasmus Koordinatörlerinden onay almaları gerekmektedir.
Ders değişiklikleri, Online Learning Agreement (OLA) sistemi üzerinden “Apply Changes” seçeneği kullanılarak gerçekleştirilmelidir.
OLA kullanılamayan durumlarda ilgili değişiklikler, Learning Agreement belgesinin During the Mobility bölümü doldurularak manuel olarak hazırlanabilir.
Yapılan değişikliklerin öğrenci, gönderen kurum ve kabul eden kurum tarafından onaylanması gerekmektedir.
Ders değişikliklerinin, karşı üniversitedeki akademik takvim ve Erasmus+ kuralları doğrultusunda, mümkün olan en kısa sürede tamamlanması önemlidir.
2. Hareketlilik Süresinin Uzatılması
Güz döneminde Erasmus+ öğrenim hareketliliğine katılan ve hareketliliklerini bahar dönemini de kapsayacak şekilde uzatmak isteyen öğrencilerin, taleplerini mümkün olan en erken tarihte Erasmus Kurum Koordinatörlüğü'ne yazılı olarak bildirmeleri gerekmektedir.
Uzatma talepleri; karşı üniversitenin kabulü, öğrencinin akademik uygunluğu, ilgili proje dönemi kuralları ve mevcut hibe imkânları doğrultusunda değerlendirilmektedir.
Uzatma talebinin uygun bulunması halinde öğrencilerin:
Önemli:Hareketlilik süresinin uzatılması otomatik olarak ek hibe hakkı sağlamamaktadır. Uzatma ve varsa ek hibe desteği, Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından değerlendirilerek sonuçlandırılır.
Erasmus+ öğrenim hareketliliğini tamamlayan öğrencilerin, Türkiye'ye dönüşlerinin ardından hareketliliğin tamamlandığını ve akademik faaliyetlerini belgeleyen evrakları Erasmus Kurum Koordinatörlüğü'ne iletmeleri gerekmektedir.
Hareketlilik sonrasında teslim edilmesi gereken belgeler:
Önemli: Erasmus+ Katılımcı Anketi'nin tamamlanması ve hareketlilik sonrası gerekli belgelerin teslim edilmesi, hareketliliğin idari ve mali kapanış işlemleri açısından önem taşımaktadır.
Eksik belgeler, nihai hibe hesaplamalarını ve varsa kalan hibe ödemelerinin gerçekleştirilmesini etkileyebilir.
Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği kapsamında karşı üniversitede başarıyla tamamlanan derslerin İstanbul Okan Üniversitesinde akademik olarak tanınması esastır.
Hareketlilik tamamlandıktan sonra karşı üniversite tarafından düzenlenen Transcript of Records, ilgili Bölüm Erasmus Koordinatörüne iletilir.
Bölüm Erasmus Koordinatörü, öğrencinin karşı üniversitede aldığı dersleri, AKTS kredilerini ve başarı durumunu değerlendirerek ilgili İntibak Tablosunu hazırlar.
Hazırlanan intibak belgeleri, ilgili Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurulunun onayına sunulur.
Onaylanan akademik tanınma ve not intibakı işlemleri, öğrencinin İstanbul Okan Üniversitesi transkriptine işlenmek üzere ilgili akademik birim tarafından Öğrenci İşleri birimine iletilir.
Öğrencilerin, not intibakı tamamlanana kadar Bölüm Erasmus Koordinatörleri ve ilgili akademik birimleriyle iletişim halinde olmaları gerekmektedir.
Erasmus+ hareketliliğine katılan öğrencilerin, süreç boyunca kurumsal e-posta adreslerini ve Erasmus+ web sayfasındaki duyuruları düzenli olarak takip etmeleri gerekmektedir.
Gerekli belgeler, teslim süreleri ve hibe işlemleri ilgili proje döneminin güncel kuralları ve Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından yapılan resmi bilgilendirmeler doğrultusunda yürütülmektedir.
Erasmus Kurum Koordinatörlüğü
İstanbul Okan Üniversitesi
E-posta:erasmus@okan.edu.tr
