Erasmus+

Giden Öğrenci Prosedürü – Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği

Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği kapsamında yurt dışında eğitim almaya hak kazanan öğrencilerin, hareketlilik öncesinde, sırasında ve sonrasında yerine getirmeleri gereken akademik ve idari işlemler aşağıda açıklanmıştır.

1. Öğrenci Seçimi ve Üniversitelere Yerleştirme

Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği başvuruları, üniversitemiz tarafından yayımlanan başvuru takvimi doğrultusunda Türkiye Ulusal Ajansı TURNA Portalı (https://turnaportal.ua.gov.tr/) üzerinden gerçekleştirilmektedir.

Öğrencilerin seçim ve yerleştirme işlemleri; akademik başarı ortalaması, yabancı dil puanı, Erasmus+ değerlendirme kriterleri, tercih sıralaması, bölüm kontenjanları ve kurumlararası anlaşma koşulları dikkate alınarak yürütülmektedir.

Yerleştirme işlemlerinde öğrencinin öğrenim gördüğü bölüm ve eğitim kademesi ile gidilecek üniversitenin anlaşma kapsamı, eğitim dili ve akademik uygunluğu esas alınır.

Öğrencilerin, tercih ve ders eşleştirme süreçlerinde kendi Bölüm Erasmus Koordinatörleri ile iletişim halinde olmaları gerekmektedir.

Nihai yerleştirme sonuçları üniversitemiz tarafından ilan edilir. Yerleştirme işlemleri tamamlanan öğrencilerin karşı kurumlara resmi aday bildirimleri (nomination), Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından gerçekleştirilir.

Önemli: Erasmus+ programına seçilmiş olmak, karşı üniversiteden kesin kabul alındığı anlamına gelmemektedir. Öğrencilerin, yerleştirildikleri üniversitenin başvuru ve kabul koşullarını da yerine getirmeleri gerekmektedir.

2. Yerleştirilen Üniversiteye Başvuru Süreci

Nomination işlemi tamamlanan öğrencilerin aşağıdaki adımları takip etmeleri gerekmektedir:

1. Yerleştirildikleri üniversitenin resmi web sitesinden Erasmus+ gelen öğrenci (Incoming Erasmus Students) başvuru koşullarını, akademik takvimini ve son başvuru tarihlerini incelemek.
2. Karşı üniversitenin talep ettiği başvuru formunu (Application Form) ve diğer belgeleri hazırlamak.
3. Başvurularını karşı üniversitenin belirlediği çevrim içi sistem veya resmi başvuru yöntemi üzerinden, belirtilen süre içerisinde tamamlamak.
4. Karşı üniversitenin ders kataloğunu (Course Catalogue) inceleyerek alabilecekleri dersleri Bölüm Erasmus Koordinatörü ile birlikte belirlemek.
5. Öğrenim Anlaşması'nı (Learning Agreement for Studies) hazırlamak ve gerekli onayları tamamlamak.
6. Başvurunun değerlendirilmesinin ardından karşı üniversiteden resmi kabul mektubunu (Acceptance Letter) temin etmek.

Önemli: Başvuru belgelerinin eksiksiz hazırlanması ve karşı üniversitenin son başvuru tarihlerine uyulması öğrencinin sorumluluğundadır.

3. Online Learning Agreement (OLA) – Öğrenim Anlaşması

Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliğine katılacak öğrencilerin, yurt dışında alacakları derslerin akademik tanınmasını sağlamak amacıyla Learning Agreement for Studies hazırlamaları gerekmektedir.

Öğrenim anlaşmaları, Erasmus Without Paper (EWP) sistemi kapsamında dijital ortamda düzenlenmekte ve onaylanmaktadır.

Online Learning Agreement (OLA):https://learning-agreement.eu/

Öğrenciler, Bölüm Erasmus Koordinatörlerinin rehberliğinde karşı üniversitede alacakları dersleri ve bu derslerin İstanbul Okan Üniversitesindeki karşılıklarını belirlemelidir.

Learning Agreement belgesinin hareketlilik başlamadan önce aşağıdaki üç tarafça onaylanması gerekmektedir:

• Öğrenci
• Gönderen kurum (İstanbul Okan Üniversitesi)
• Kabul eden kurum (Karşı üniversite)

Önemli: Gidilecek üniversitenin Online Learning Agreement (OLA) sistemini kullanmaması veya teknik nedenlerle dijital onay sürecinin gerçekleştirilememesi durumunda, Learning Agreement belgesi manuel olarak hazırlanabilir. Bu durumda öğrenciler, web sitemizde yer alan Zorunlu Belgeler bölümünden Learning Agreement for Studies belgesinin Word formatını indirerek doldurabilir ve ilgili tarafların onayına sunabilirler.

Hareketlilik sırasında ders değişikliği yapılması gerektiğinde, ilgili değişiklikler akademik koordinatörlerin onayıyla Learning Agreement üzerinde güncellenmelidir.

4. Kabul Mektubu ve Vize İşlemleri

Karşı üniversiteden resmi kabul mektubunu (Acceptance Letter) alan öğrenciler, gidecekleri ülkenin vize veya oturum izni başvuru işlemlerini başlatmalıdır.

Vize başvurularında gerekli belgeler, başvuru prosedürleri, randevu işlemleri ve güncel koşullar ülkeden ülkeye değişiklik göstermektedir.

Vize ve oturum izni başvurularının zamanında yapılması, gerekli belgelerin temin edilmesi ve ilgili ülkenin resmi makamlarınca belirlenen koşulların yerine getirilmesi öğrencinin sorumluluğundadır.

Erasmus Kurum Koordinatörlüğü, gerekli durumlarda öğrencinin Erasmus+ programına katılımını ve hibe durumunu gösteren destekleyici belgeleri düzenleyebilir.

Öğrencilerin, vize işlemlerini hareketlilik başlangıç tarihini dikkate alarak mümkün olan en erken aşamada başlatmaları önerilmektedir.

5. Hibe İşlemleri ve Banka Hesabı

Erasmus+ öğrenim hareketliliği kapsamında hibe almaya hak kazanan öğrencilerin, Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından bildirilen koşullara uygun şekilde kendi adlarına Avro (EUR) banka hesabı açtırmaları gerekmektedir.

Banka hesap bilgilerinin (IBAN ve gerekli diğer bilgiler) Koordinatörlüğe belirtilen süre içerisinde iletilmesi zorunludur.

Öğrencilere ödenecek Erasmus+ hibeleri, ilgili proje döneminin bütçesi ve Türkiye Ulusal Ajansı tarafından belirlenen hibe kuralları doğrultusunda hesaplanmaktadır.

Hibe ödemelerinin gerçekleştirilebilmesi için öğrencinin gerekli belgeleri tamamlaması ve İstanbul Okan Üniversitesi ile Erasmus+ Katılımcı Hibe Sözleşmesi imzalaması gerekmektedir.

Hibe ödemelerinin zamanı, tutarı ve ödeme aşamaları ilgili proje dönemi kurallarına ve imzalanan hibe sözleşmesine göre belirlenmektedir.

6. Hareketlilik Öncesinde Tamamlanması Gereken İşlemler

Öğrencilerin yurt dışına çıkmadan önce aşağıdaki işlemleri tamamlamaları gerekmektedir:

1. Karşı üniversiteden resmi kabul mektubunu almak.
2. Learning Agreement belgesinin gerekli onaylarını tamamlamak.
3. Pasaport, vize ve gerekiyorsa oturum izni işlemlerini tamamlamak.
4. Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından talep edilen banka hesap bilgilerini iletmek.
5. Hareketlilik süresini kapsayan gerekli sağlık ve seyahat sigortası işlemlerini tamamlamak.
6. Erasmus+ Katılımcı Hibe Sözleşmesi'ni imzalamak.
7. Koordinatörlük tarafından talep edilen diğer belgeleri belirtilen süreler içerisinde teslim etmek.

Eksik belge veya tamamlanmamış işlemler, hareketliliğin başlamasını ve hibe ödemelerini etkileyebilir.

7. Hareketlilik Sırasında Yapılması Gereken İşlemler

Öğrencilerin karşı üniversiteye ulaştıktan sonra:

1. Karşı üniversitenin uluslararası ofisiyle iletişime geçerek kayıt ve oryantasyon işlemlerini tamamlamaları,
2. Gerektiğinde varış tarihini gösteren belgeyi (Certificate of Arrival) temin etmeleri,
3. Ders programlarını kontrol etmeleri ve değişiklik olması halinde Learning Agreement belgesini güncellemeleri,
4. Öğrenim süreleri boyunca karşı üniversitenin akademik kurallarına uymaları,
5. Hareketlilik süresinde herhangi bir değişiklik veya sorun yaşanması halinde Erasmus Kurum Koordinatörlüğü'nü bilgilendirmeleri gerekmektedir.

8. Hareketlilik Sonrası İşlemler

Erasmus+ öğrenim hareketliliğini tamamlayan öğrencilerin aşağıdaki belgeleri ve işlemleri tamamlamaları gerekmektedir:

1. Karşı üniversite tarafından düzenlenen, hareketlilik başlangıç ve bitiş tarihlerini gösteren katılım belgesini (Certificate of Attendance/Confirmation of Stay) temin etmek.
2. Karşı üniversiteden alınan not dökümünün (Transcript of Records) İstanbul Okan Üniversitesine iletilmesini sağlamak.
3. Avrupa Komisyonu tarafından gönderilen Erasmus+ Katılımcı Anketi'ni (EU Participant Survey) tamamlamak.
4. Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından talep edilen diğer belgeleri teslim etmek.
5. Alınan derslerin akademik tanınması ve not dönüşümü için ilgili akademik birimlerin yürüttüğü işlemleri takip etmek.

Hareketlilik sonrasında yapılacak nihai hibe hesaplamaları, gerçekleşen hareketlilik süresi ve ilgili proje döneminin hibe kuralları doğrultusunda gerçekleştirilmektedir.

9. Harçsız Pasaport İşlemleri

Yürürlükteki mevzuat kapsamında gerekli koşulları sağlayan öğrenciler, harçsız umuma mahsus pasaport başvurusunda bulunabilirler.

Türkiye'de öğrenimlerine devam eden ve 25 yaşını doldurmamış öğrenciler, öğrencilik durumlarına bağlı olarak pasaport harcından muaf tutulabilmektedir.

Diğer durumlarda harç muafiyeti, başvuru amacı ve ilgili mevzuat çerçevesinde değerlendirilmektedir.

Pasaport başvuruları Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir. Öğrencilerin güncel başvuru koşullarını, gerekli belgeleri ve randevu işlemlerini ilgili kurumun resmi web sitesinden kontrol etmeleri gerekmektedir.

Pasaport harcından muafiyet, pasaport defter bedelinden muafiyet anlamına gelmemektedir.

Güncel bilgi ve başvuru işlemleri için: https://www.nvi.gov.tr/

Önemli Hatırlatma

Erasmus+ hareketlilik süreçlerine ilişkin belge, başvuru, hibe ve akademik işlemler, ilgili proje döneminin güncel kurallarına ve İstanbul Okan Üniversitesi Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından yapılan resmi bilgilendirmelere göre yürütülmektedir.

Öğrencilerin Erasmus+ web sayfasındaki duyuruları ve kurumsal e-posta adreslerine gönderilen bilgilendirmeleri düzenli olarak takip etmeleri gerekmektedir.

İletişim:erasmus@okan.edu.tr