KATILIMCI VE KATILIMCI ADAYI KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, OKSEM eğitimlerine başvuran veya katılan kişileri kişisel verilerinin işlenmesi hakkında bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla İstanbul Okan Üniversitesi tarafından işlenmektedir. Veri sorumlusunun adresi İstanbul Okan Üniversitesi Tuzla Kampüsü, 34959 Akfırat-Tuzla/İstanbul; telefonu 0 (216) 677 16 30; elektronik posta adresi okan@okan.edu.tr’dir. Üniversitenin kişisel verilerin korunmasına ilişkin genel politikalarına www.okan.edu.tr/kvkk adresinden ulaşabilirsiniz.
Bu metin, OKSEM tarafından her yaştan kişiye yönelik düzenlenen kurs, seminer, sertifika programı ve benzeri eğitimlere başvuran katılımcı adayları ile bu eğitimlere kaydolan katılımcıları kapsar. Katılımcının 18 yaşından küçük olması hâlinde, gerekli kayıt ve temsil işlemleriyle sınırlı olarak veli veya yasal temsilciye ait kişisel veriler de işlenebilir ve bu metin veli veya yasal temsilciye de sunulur.
Kişisel veriler, aşağıda her veri kategorisi bakımından gösterilen amaçlarla ve hukuki sebeplerle sınırlı olarak işlenir. Bir veri, ilgili program veya süreç bakımından gerekli değilse talep edilmez.
İşlenen veriler: Ad-soyad ve doğum tarihi; kesin kayıt ve sertifikalandırma aşamasında T.C. kimlik numarası; gerektiğinde yabancı katılımcılar için eşdeğer kimlik bilgisi ve kayıt formundaki imza.
İşleme amaçları: Başvuru sahibinin ve katılımcının tanınması, kesin kaydın oluşturulması, kimlik doğrulama, eğitime katılımın takibi, sertifika veya katılım belgesi düzenlenmesi, sertifikaya e-Devlet üzerinden erişim sağlanması, ilgili kamu sistemlerine kayıt yapılması ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması.
Hukuki sebepler: Başvuru, kesin kayıt, kimlik doğrulama, eğitime katılım ve sertifika düzenleme işlemleri KVKK m.5/2-c’ye; mevzuattan veya yetkili kamu sistemlerinden kaynaklanan kayıt ve bildirim yükümlülükleri m.5/2-ç’ye; hakların korunması ve uyuşmazlık kayıtları m.5/2-e’ye dayanır.
İşlenen veriler: Telefon numarası, e-posta adresi ve gerekli olduğu ölçüde adres bilgisi.
İşleme amaçları: Başvuru hakkında bilgi verilmesi, başvuru ve kayıt işlemlerinin yürütülmesi, katılımcıyla iletişim kurulması; programın tarihi, yeri, içeriği, değişikliği veya iptali gibi operasyonel bildirimlerin yapılması ve sertifika teslim veya erişim süreçlerinin yürütülmesi.
Hukuki sebepler: Başvuru, kayıt, program bildirimleri ve sertifika süreçlerine ilişkin iletişim KVKK m.5/2-c’ye; başvuru ve eğitim süreçlerinin iletişim yönünden güvenli ve düzenli yürütülmesine ilişkin sınırlı işlemler, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla m.5/2-f’ye dayanır.
İşlenen veriler: Eğitim seviyesi ile ilgili program bakımından gerekli olması hâlinde çalışılan kurum veya okul, meslek/görev ve pozisyon/bölüm bilgileri.
İşleme amaçları: Programın ön koşullarının ve başvuruya uygunluğun değerlendirilmesi, katılımcı grubunun ve eğitim içeriğinin planlanması ve eğitimin katılımcıların seviyesine uygun biçimde yürütülmesi.
Hukuki sebepler: Program ön koşullarının değerlendirilmesi ve eğitimin yürütülmesi için gerekli veriler KVKK m.5/2-c’ye; katılımcı grubunun sınırlı biçimde planlanması ve eğitim hizmetinin iyileştirilmesi için gerekli işlemler, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla m.5/2-f’ye dayanır.
İşlenen veriler: Seçilen eğitim kategorisi ve program, başvuru ve kayıt durumu, OKSEM ile yapılan yazışmalar ve iletilen talepler, katılım/devam bilgileri, varsa ölçme-değerlendirme sonuçları ile sertifika veya katılım belgesinin adı, numarası, tarihi ve doğrulama bilgileri.
İşleme amaçları: Başvurunun değerlendirilmesi, kayıt ve eğitim organizasyonunun yürütülmesi, katılım ve devamın izlenmesi, sınav veya değerlendirmenin yapılması, başarı veya katılım durumunun belirlenmesi, sertifikanın düzenlenmesi ve doğrulanması, e-Devlet entegrasyonunun yürütülmesi ve YÖKSİS entegrasyonu devreye alındığında ilgili kayıtların oluşturulması.
Hukuki sebepler: Başvuru, kayıt, eğitim, devam ve ölçme-değerlendirme süreçleri KVKK m.5/2-c’ye; yetkili kamu sistemlerine yapılması gereken kayıt ve bildirimler m.5/2-ç’ye; sertifika üzerindeki hakların ve olası uyuşmazlıklara ilişkin taleplerin korunması m.5/2-e’ye dayanır.
İşlenen veriler: Fatura düzenlenecek kişi veya kurumun bilgileri, vergi veya T.C. kimlik numarası, fatura adresi, eğitim ücreti, ödeme ve banka dekontu bilgileri ile gerektiğinde iade işlemi bilgileri.
İşleme amaçları: Eğitim bedelinin tahsili, ödemenin doğrulanması, fatura ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi, ücret iadesinin gerçekleştirilmesi ve mali kayıtların mevzuata uygun tutulması.
Hukuki sebepler: Ücretin tahsili, ödemenin doğrulanması ve iade işlemleri KVKK m.5/2-c’ye; fatura, muhasebe ve kanuni saklama yükümlülükleri m.5/2-ç’ye; mali alacak, iade ve uyuşmazlık haklarının korunması m.5/2-e’ye dayanır
İşlenen veriler: Katılımcının 18 yaşından küçük olması hâlinde veli veya yasal temsilcinin ad-soyadı, iletişim bilgileri, temsil ilişkisine dair bilgi, beyanı ve imzası.
İşleme amaçları: Çocuğun başvuru ve kayıt işlemlerinin hukuka uygun biçimde yürütülmesi, gerekli izin ve onayların alınması, programla ilgili iletişimin sağlanması ve tarafların haklarının korunması.
Hukuki sebepler: Çocuğun başvuru ve kayıt işlemleri ile program iletişimi KVKK m.5/2-c’ye; temsil ilişkisinin ve tarafların haklarının korunmasına yönelik kayıtlar m.5/2-e’ye dayanır
İşlenen veriler: OKSEM’e yöneltilen talep, soru ve şikâyetler; bunlara ilişkin yazışmalar ile bir uyuşmazlık veya resmî talep doğması hâlinde ilgili belge ve kayıtlar.
İşleme amaçları: Talep ve şikâyetlerin değerlendirilmesi, cevaplandırılması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve Üniversitenin veya ilgili kişinin haklarının tesisi, kullanılması ve korunması.
Hukuki sebepler: Yetkili mercilerin hukuka uygun taleplerinin karşılanması KVKK m.5/2-ç’ye; hakların tesisi, kullanılması ve korunması ile uyuşmazlıkların yürütülmesi m.5/2-e’ye; talebin eğitim sözleşmesinin kurulması veya ifasıyla ilgili olması hâlinde ilgili işlemler m.5/2-c’ye dayanır.
Kişisel verileriniz, işleme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla KVKK’nın 8. maddesindeki şartlara uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
• Üniversite bünyesinde ilgili süreçleri yürütmekle görevli ve yetkili birim ve personel, yalnızca görevlerinin gerektirdiği ölçüde kişisel verilere erişebilir.
• Sertifikaların düzenlenmesi, kaydedilmesi, doğrulanması ve katılımcıların sertifikalarına dijital ortamda erişebilmesi amacıyla e-Devlet Kapısı kapsamındaki yetkili kamu kurum ve sistemlerine; YÖKSİS entegrasyonunun devreye alınması hâlinde Yükseköğretim Kuruluna ve YÖKSİS’e gerekli veriler aktarılabilir.
• Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya hukuka uygun bilgi ve belge taleplerinin karşılanması amacıyla yargı mercileri, idari makamlar ve diğer kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına gerekli veriler aktarılabilir.
• Katılımcı adayının talebi üzerine program hakkında uzman kişiden bilgi almasının sağlanması amacıyla yalnızca ad-soyad ve iletişim bilgileri, ayrı açık rıza alınarak, Üniversiteyle sözleşmeye dayalı eğitim iş birliği yürüten ilgili kişi veya kuruma aktarılabilir.
Yukarıda belirtilenler dışında katılımcı bilgileri üçüncü kişi veya kurumlarla paylaşılmaz. Bu metinde açıklanan OKSEM başvuru, kayıt ve sertifikalandırma süreçleri kapsamında kişisel veriler yurt dışına aktarılmamaktadır. Yurt dışına aktarım doğuran yeni bir sistem veya uygulama kullanılmaya başlanırsa aktarım öncesinde KVKK’nın 9. maddesine uygun gerekli süreçler yürütülür ve aydınlatma metni güncellenir.
Kişisel verileriniz; OKSEM çevrimiçi başvuru formu, manuel kayıt formu, e-posta ve telefon görüşmeleri, elden veya elektronik ortamda iletilen belgeler, ödeme dekontları ile eğitim, ölçme-değerlendirme ve sertifikalandırma süreçlerinde oluşan kayıtlar aracılığıyla elektronik veya fiziki ortamda toplanır. Veriler otomatik, kısmen otomatik ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilir
Kişisel verileriniz; ilgili mevzuatta öngörülen süreler, Üniversitenin kişisel veri saklama ve imha politikası ile işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Sürenin sona ermesi ve verilerin işlenmesini gerektiren başka bir hukuki sebep kalmaması hâlinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Kişisel veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:
KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, www.okan.edu.tr/kvkk adresinde yer alan İstanbul Okan Üniversitesi Veri Sahibi Başvuru Formu’nu kullanarak Üniversiteye iletebilirsiniz. Başvurular talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.
