İstanbul Okan Üniversitesi olarak, kişisel verilerinizin güvenliğine büyük önem vermekteyiz. Kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK") ilgili diğer sair mevzuata uygun olarak kaydedecek, arşivleyecek, gerekli durumlarda yetkili 3. Kişiler/ Kurumlar ile paylaşacak ve KVKK kapsamında sayılan şekillerde işleyeceğiz. Bu nedenle karşılıklı hak ve yükümlülüklerimize ilişkin olarak sizleri bilgilendirmekteyiz.
Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin detaylı bilgilere [ www.okan.edu.tr]’ de yer alan İstanbul Okan Üniversitesi Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Politikası’ndan ulaşabilirsiniz.
A. Kişisel Verilerinizin İşlenmesi ve Veri Sorumlusu
İstanbul Okan Üniversitesi olarak veri sorumlusu sıfatıyla sizlere eğitim hizmeti sunabilmek için; kimlik bilgileriniz (ad - soyad, T.C. kimlik no, Türk vatandaşı olmayanlar için pasaport no veya geçici T.C. kimlik no, uyruk, doğum yeri ve tarihi, anne ve baba adı, medeni durumu, askerlik durumu, cinsiyet bilgisi ve ibraz edilen TC kimlik kartı ya da ehliyet fotokopisi, vekaletname, ikamet izni, mavi kart ve imza); iletişim bilgileriniz (adres, cep – ev - iş telefonu numarası, elektronik posta adresi gibi); öğrenci ve akademik bilgileriniz (YU kimlik no, mezun olduğu okul, yerleştirme puanı, kayıt olduğu akademik birim ismi, bölümü, sınıfı, kayıt onay durumu, üniversiteye kayıt tarihi, aktif akademik dönemi, alınan dersler (kodu, adı, kredisi ve ECTS kredisi), ders notu, mezuniyet tarihi, mezuniyet derecesi, kabul türü, giriş türü, mezuniyet türü, ayrılma türü, ayrılma tarihi, üniversite tercih sırası, mezun olduğu lise, mezun olunan lise türü, üniversite giriş sınavı başarı sıralaması, diploma alınan program, üniversite not çizelgesi, geçerli İngilizce Yeterlilik Sınavı belgesi, transkript, ALES belgesi, İngilizce dil belgesi, ders planı, disiplin cezası alınıp alınmadığına ilişkin belge, YKS veya eşdeğer sınav sonuç belgesi, diploma ve/veya diploma fotokopisi); mali ve burs bilgileriniz (başvurmak istenilen burslar, yükseköğrenim sırasında Kredi ve Yurtlar Kurumu’na başvurusu yapılan burs, öğrenim kredisi); sağlık verileriniz (engellilik durumu, öğretime engel olabilecek sağlık bilgileri); fotoğraf ve görsel bilgileriniz KVKK'da öngörülen şekilde ve şartlara tabi olarak işlenecektir.
B. Kişisel Verilerinizin İşleme Amacı ve Hukuki Sebebi
Kimlik ve İletişim Bilgileriniz; Kanunlarda açıkça öngörülmesi, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebeplerine dayanarak Üniversiteye kayıt ve kimlik doğrulama süreçlerinin yürütülmesi, öğrenci bilgilerinin doğru ve güncel tutulması, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve ilgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi, kamu düzeninin ve sağlığının korunması, Kurum tarafından sunulan hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi, Kurum tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, Kurumun ve Kurumla iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi, Kurumun insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, Kurumun operasyonel ticari ve iş stratejilerinin planlanması ve icrası, Kurum tarafından program ve hizmetlerinin ilgili kişilerin beğenisine sunulması önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası,
Öğrenci ve Akademik Bilgileriniz; Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanarak eğitim ve öğretim süreçlerinin yürütülmesi ve akademik kayıtların tutulması, mezuniyet ve diploma işlemlerinin gerçekleştirilmesi, sınav, ders ve başarı takibinin yapılması, Kurum tarafından sunulan hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi, Kurum tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, Kurumun ve Kurumla iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi, Kurumun insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, Kurumun operasyonel ticari ve iş stratejilerinin planlanması ve icrası, Kurum tarafından program ve hizmetlerinin ilgili kişilerin beğenisine sunulması önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası,
Mali ve Burs Bilgileriniz; Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanarak Öğrencilerin burs ve kredi başvurularının değerlendirilmesi, mali süreçlerin yürütülmesi, yasal mevzuattan kaynaklanan raporlama ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Kurum tarafından sunulan hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi, Kurum tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, Kurumun ve Kurumla iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi, Kurumun insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, Kurumun operasyonel ticari ve iş stratejilerinin planlanması ve icrası, Kurum tarafından program ve hizmetlerinin ilgili kişilerin beğenisine sunulması önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası,
Sağlık Verileriniz; Açık rızanızın varlığı halinde, eğitim hizmetlerinin öğrenciye uygun şekilde sunulması, Üniversite ortamında gerekli düzenlemelerin yapılması, sınav, ders ve staj süreçlerinde özel ihtiyaçların karşılanması, acil durum veya sağlık risklerine karşı önlemler alınması, öğrencinin eğitim süresince güvenliğinin ve sağlığının korunması, öğrenci belgeleri ve arşivleme amaçlı kayıt tutulması,
Fotoğraf ve Görsel Bilgileriniz; Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanarak Öğrenci kimlik kartı hazırlanması, Üniversite güvenliğinin sağlanması, eğitim ve sosyal etkinliklerde kimlik doğrulama ve kayıt tutulması, öğrenci belgeleri ve arşivleme amaçlı kayıt tutulması amaçlarıyla işlenebilecektir.
C. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Kişisel verileriniz, kamu güvenliği ve eğitim hizmetleri amacıyla ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunda yer alan şartlara tabi olarak işlenmek üzere; Üniversitemize bağlı merkez ve/veya birimlere, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumlarına ve özel kişi veya kuruluşlar ile üçüncü kişilere, yurt içinde ve/veya yurt dışında bulunan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi kurum ve kuruluşlara, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.
D. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi
Kişisel verileriniz, Kurum nezdinde öğrenim görmeniz amacıyla Kurum tarafından okan.edu.tr uzantılı kurumsal internet sitesi, mobil siteler ve uygulamalar aracılığı ile otomatik veya otomatik olmayan yollarla, yazılı, sözlü şekilde, elektronik ve fiziki yöntemler ile Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına dayalı olarak toplanmaktadır.
E. Kişisel Verilerinize İlişkin Olarak Alınan Güvenlik Tedbirleri
Veri sorumlusu sıfatı ile kişisel verilerinizin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veri işleme faaliyetlerini gerçekleştiren Üniversitemiz; kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek; kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktan sorumludur ve bu tedbirleri azami ölçüde almaktadır. Buna ek olarak, özel nitelikti kişisel verilerin işlenmesinde KVK Kurulu tarafından belirlenen ve aşağıdakilerle sınırlı olmayan ek güvenlik tedbirleri de alınmaktadır.
Çalışanlarımız bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması konularında eğitilmektedir, kişisel veri güvenliği konusunda kurumsal politika ve prosedürler yazılıdır, kişisel verileriniz ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır. Süre dolduğunda verileriniz KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir, kişisel veri içeren sistemlerimiz rutin olarak denetlenmektedir, hizmet alınan veri işleyenler ile sözleşmeler yapılmaktadır, güncel yazılımlar kullanılmaktadır, siber saldırılara karşı düzenlenmiş güvenlik ağımız bulunmaktadır, kişisel veri içeren sistemlere erişim yetkisi sınırlıdır, anti virüs ve anti spam programlar kullanılmaktadır, güvenlik sorunları ile ilgili bilişim ağlarının sürekli izlenmektedir, sistem zayıflıklarının belirlenmesi için testler yapılmaktadır, sorunlar hakkında kurumsal raporlama sistemin bulunmaktadır, sistemlerin kötüye kullanılması halinde delillerin toplanarak KVK Kurumu'na bildirilir ve Savcılığa suç duyurusu yapılır, kişisel verilerin bulunduğu fiziksel ortamlarımızda yangın, set vb. tabi afetlere karşı koruma tedbirleri alınmıştır ve bu ortamlar kilitli tutularak giriş/çıkışlar kontrol altındadır.
F. Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesinde Sayılan Hakları
Kişisel veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, [ www.okan.edu.tr]’den ulaşabileceğiniz İstanbul Okan Üniversitesi Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak Kurumumuza iletebilirsiniz.Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.
